Viime vuodet ovat pakottaneet meidät ottamaan digiloikan ja tutustumaan erilaisiin digitaalisiin mahdollisuuksiin, joilla olemme voineet kokoustaa ja pitää palavereja turvallisesti etänä. Epätoivoiselta tuntuneesta alusta huolimatta olemme selvinneet yllättävästä muutoksesta erinomaisesti ja voisinkin sanoa, ettei kokoustaminen vielä koskaan ole ollut yhtä sujuvaa ja vaivatonta! Nappaa tästä vinkit onnistuneen etäkokouksen järjestämiseen ja varmista, että yhtiökumppanisi, asiakkaasi ja sijoittajasi saavat mahdollisen miellyttävän kokemuksen kokoustamisesta kanssasi.
Aloitetaan alusta: tekniikan on oltava kunnossa. Piinkovimmankaan liikemiehen huomio ei pysy terävänä, jos linjan toisessa päässä olevan henkilön ääni särisee ja kuva katkeilee. Vanhentunut, päivittämätön tai yhteensopimaton tekniikka hidastaa kokoustamista ja aiheuttaa harmaita hiuksia kaikille osallistujille. Säästä kaikkien aikaa ja rahaa ja pidä huolta, että tekniikkasi pelittää! Tarkista ainakin kamera, mikki, kuulokkeet ja nettiyhteys. Tarkista, että osaat jakaa näyttösi ja että diasi ovat yhteensopivia käyttämäsi ohjelman kanssa.
Etäkokousten ja -esitelmien sisältöön kannattaa myös kiinnittää huomiota. Pidä esitykset napakoina ja mieti, miten jaat puheenvuoroja. Kokouksen puheenjohtajan kannattaa pitää huolta siitä, että aikataulu pysyy eikä keskustelu lähde rönsyilemään liikaa. Toisaalta kannattaa miettiä etukäteen, kuinka voit etänä innostaa keskustelua, jos se tuntuu hiipuvan. Joskus etäyhteydet voivat passivoida keskustelijoita, mutta onneksi on olemassa erilaisia tapoja innostaa osallistujat keskusteluun.
Kun tekniikka ja sisältö on kunnossa, on hyvä pohtia, mitä kaikkea kameran kautta tulet paljastaneeksi osallistujille. Toimisto on yleensä hyvä, neutraali ympäristö, mutta kotona voi arjen kaaos tulla päätyneeksi myös webbikameran kuvaan. Kaaos kannattaa taltuttaa ja seinälle esimerkiksi maailman kartta juliste, joka ohjaa osallistujien ajatukset villeihin visioihin ja luotsaa kokouksesi menestyksekkääseen lopputulokseen.